Doküman Yönetim Sistemi (DYS)

Üniversitemiz kağıtsız üniversite hedefi doğrultusunda gerçekleşen çalışmalarımız neticesinde; 12.01.2011 tarihi itibari ile Doküman, İş Akış ve Form Süreç Yönetim Sistemimiz (DYS), Gider Onay Modülü ile pilot kullanıma başlamıştır. Bu süreç ile birlikte sistem pilot olarak işleyişine devam ederken; eş zamanlı olarak yürütülen çalışmalar ve eğitimler neticesinde; üniversitemiz kurum içi ve kurum dışı gelen-giden evrak modülleri, idari-sosyal ve mazeret izin modülü ve yıllık izin modülü ile 01.06.2011 tarihi itibari ile devreye alınarak; tam zamanlı tüm akademik personelimiz ile idari personelimizin kullanımına sunulmuştur. Sisteme daha sonra; malzeme talep modülü ve personel ilişik kesme modülü de entegre edilerek; ilgili süreçlerin elektronik olarak işleyişi ve takibi sağlanmıştır.

Kağıt üzerinde klasik usuller ile bilgiye erişim kurumlar için hem çok pahalı hem de aranan bilgiye ve belgeye zamanında ulaşamamak maddi, manevi ve prestij kayıplarına sebebiyet verebilmektedir. Günümüz rekabetçi ortamında bilgiye kolay erişim hayati bir önem taşımaktadır. DYS ile gelen giden evrakları, gelen faksları, resmi yazıları, dilekçeleri ve kurumsal formları elektronik ortamda tutarak bilgi ve belgelere erişim hem çok daha kolay, hem de çok daha hızlı olduğu için bu durumun verimliliği ve karar verme süreçlerini de hızlandırdığı düşünülmektedir.

Doküman Yönetim Sistemi Erişim Adresi;

http://dys.ieu.edu.tr

Elektronik Doküman Yönetim Sistemimizin sağladığı temel avantajlar;

- Bir ofisteki dokümanların ortalama %7,5'i, kaybolmakta, %3'üne ise yanlış dosyalamadan ötürü ulaşılamamaktadır(1). DYS ile evrak ve formlar elektronik olarak saklandığı için; ihtiyaç olduğu her an, her yerden erişimi çok kolay ve hızlı şekildedir. Sistem üzerinde evrak ve formlar silinmediği için de; kaybolma riski bulunmamaktadır.

- Gartner’ın araştırmasına göre; evrakla ilgili işlemler, ofis çalışanlarının mesailerinin %40-%60'ına, işçilik maliyetlerinin %20-%45'ine ve cironun %12-%15'ine mal olmaktadır(2). Üniversitemizde evrak ve formların dolaşımı ve onay aşamaları elektronik olarak gerçekleştiği için; onay alınması, dağıtımı ve teslimatı için zaman ve iş gücü tasarrufu sağlanmaktadır.

- Yapılan araştırmalara göre; bir ofis çalışanı, evraklar ile ilgili harcadığı vaktin %50'sini aramaya ve bulmaya, %5-%15'ini ise bu dokümanı okumaya ayırmaktadır(1). DYS üzerinde geliştirilmiş Türkçe destekli OCR motoru bulunmaktadır. Sistem, sisteme kazandırılan dokümanların içerisinde yer alan metinlere göre indeksleme yapılabilmektedir. Bu sayede binlerce sayfa içerisinden aranan belgeye kolayca ulaşılabilmektedir.

- Türkiye'de, bir ofiste kişi başına tüketilen kağıt miktarı 0,7 kg/gün, yani ortalama 140 sayfadır. Finans merkezlerinde ve bankalarda kişi başına tüketilen kağıt 0,9 kg/gün, yani 180 sayfadır (3). Üniversitemizde kurum içi-dışı gelen giden evrak yazışmaları ve formlar elektronik ortamda yürütülmektedir. Bu sayede kağıt/toner tüketiminin önüne geçilmektedir. Aynı zamanda evrak ve formların elektronik kopyaları alınabildiği için; fiziksel olarak kopyalanarak, çoğaltılmasının önüne geçilerek, tasarruf sağlanmaktadır.

- Kullanmış olduğumuz Doküman Yönetim Sistemi bakanlar kurulundan 2004/8125 karar sayısı ile çıkan; “Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik”e uyumlu olarak çalışmaktadır. Bu sayede resmi yazışma kurallarını bilmeyen kullanıcılarımızda; sistemimiz sayesinde uygun biçimde yazılar oluşturabilmekte ve tüm birimler arasında yazışma standardı korunmaktadır. Bu durum kurumsal kimliğimiz adına olumsuz sonuçları ortadan kaldırmaktadır.

- DYS web temelli alt yapısı sayesinde; üniveriste içi-dışı internet bulunan hey yerden pc, laptop ve tablet gibi mobil cihazlardan 7/24 sisteme erişim mümkündür. Bu sayede kurum içi önemli evrak ve formların onayı ve takibi dünyanın her yerinden sağlanarak iş sürekliliği sağlanabilmektedir.

- DYS ile birlikte evrakların kaybolması, yıpranması, ulaşılamaz hale gelmesi gibi sorunlar oluşmaz.

Sonuç olarak; Doküman Yönetim Sistemimiz ile üstte belirtilen bir çok avantajı üniversitemiz için sağlamakla beraber, DYS’e geçiş yapan ilk üniversiteler arasında olmakla; diğer üniversitelere de referans olmanın memnuniyetini duymaktayız.

Doküman Yönetim Sistemi Başarı Hikayesi

Doküman Yönetim Sistemi'miz ile ilgili başarı hikayesine ulaşmak için buraya tıklayınız. 

 

(1) Cooper's and Lybrand, 1997, http://en.wikipedia.org/wiki/PwC, http://www.pwc.com

(2) Research by Gartner, 1997, http://www.gartner.com

(3) T.C. Çevre ve Orman Bakanlığı, 2007, http://www.cevreorman.gov.tr

İdari Bağlantılar

Genel Sekreterlik
Kayit Kabul Müdürlüğü
Yurtlar Müdürlüğü
Kütüphane Müdürlüğü
Öğrenci ve Kurumsal Faaliyetler Müdürlüğü

Uygulama bağlantıları

Doküman Yönetim Sistemi
OASIS
WebMail
EmaX Duyuru Sistemi
AresX - Rezervasyon Sistemi

Genel Bilgiler

Bilgi Edinme
Sıkça Sorulan Sorular
Dokümanlar
Genel Duyurular
İhale Duyuruları
Oryantasyon Sunumu

Theme provided by Danetsoft under GPL license from Danang Probo Sayekti